Systemen die niet samenwerken: stop met overtypen

Orders in het ERP, voorraad in Excel, klantafspraken in de mail — en tussen die systemen zit een mens die alles overtypt. Herkenbaar in veel handels- en familiebedrijven. Zo pak je het aan, zonder dure maatwerksoftware en zonder het hele bedrijf op zijn kop te zetten.

Herken je dit?

Een bestelling komt binnen per mail. Iemand typt hem over in het systeem. De voorraadstand staat in een Excel-bestand dat één collega bijhoudt. De inkoop gaat op gevoel, want de cijfers uit het pakket kloppen nooit helemaal. En als er iets uitgezocht moet worden, weet alleen Gerda of Hans waar het staat. Het werkt — tot iemand ziek is, met pensioen gaat, of een nul te veel overtypt.

Excel als lijm

Excel is een prachtig rekenblad en een beroerd bedrijfssysteem. Zodra een Excel-bestand de plek wordt waar twee systemen aan elkaar geknoopt zijn, heb je drie problemen tegelijk: de waarheid staat op twee plekken (en die lopen uiteen), de kennis over hoe het bestand werkt zit in één of twee hoofden, en niemand durft er iets aan te veranderen. Dat laatste is meteen de reden waarom "we doen het altijd zo" zo hardnekkig is: het alternatief voelt als risico.

Het punt is niet dat Excel weg moet. Het punt is dat Excel geen doorgeefluik tussen systemen hoort te zijn — dat werk kunnen koppelingen tegenwoordig overnemen.

Eerst het proces, dan pas de tool

De grootste fout die we zien: meteen software zoeken voor de situatie zoals hij nu is. Een rommelig proces automatiseren maakt de rommel alleen sneller. Werk daarom in drie stappen:

1. Breng in kaart hoe het nu echt loopt. Volg één order van mail tot factuur en schrijf elke stap op — ook de stappen die "eigenlijk niet horen", want die zijn het interessantst.
2. Ruim eerst op. Schrap dubbele invoer, stappen die niemand meer nodig heeft, lijstjes die twee keer worden bijgehouden. Vaak verdwijnt hier al een deel van het werk, zonder ook maar één nieuwe tool.
3. Automatiseer daarna wat overblijft. Pas op het opgeruimde proces zet je koppelingen en hulpmiddelen in.

Deze volgorde heeft nog een voordeel, zeker in een familiebedrijf: stap één en twee kosten geen geld en veranderen niets aan systemen. Dat maakt het gesprek met de vorige generatie een stuk makkelijker dan "we gaan een nieuw pakket aanschaffen".

De koppelingen bestaan al

Hier zit het goede nieuws: voor de meeste standaardpakketten hoef je niets te laten bouwen. Exact Online heeft een koppelvlak en een groot ecosysteem van kant-en-klare koppelingen, en werkt samen met Zapier en Make — diensten die systemen aan elkaar knopen zonder programmeerwerk: "als er in systeem A iets bijkomt, zet het dan in systeem B". Ook Moneybird koppelt op die manier, en AFAS heeft eigen connectoren. Draai je nog een oude desktopversie van je pakket, dan is de eerste vraag of de online-versie van datzelfde pakket je koppelprobleem al oplost — vaak wel.

Typische eerste koppelingen die zich snel terugverdienen: webshop- of mailorders die automatisch in je pakket landen, en de factuur die uit de order rolt in plaats van uit iemands vingers. Dat laatste speelt trouwens net zo goed aan de verkoopkant — zie Offertes maken kost je avonden — zo pak je dat aan.

Wanneer wél maatwerk?

Bijna nooit als eerste stap. Maatwerk is duur, maakt je afhankelijk van de bouwer, en lost zelden het echte probleem op als het proces eronder niet klopt. Pas als je proces is opgeruimd, de standaardkoppelingen benut zijn en er dan nóg een gat overblijft dat veel geld kost, is maatwerk het gesprek waard. In onze praktijk komt het zelden zover.

Wat kost het?

Zapier en Make hebben gratis instapniveaus; serieus gebruik kost een paar tientjes tot enkele tientallen euro's per maand. Kant-en-klare koppelingen uit het ecosysteem van je pakket hebben vaak een vaste maandprijs per koppeling. Vergelijk dat met wat het overtypen nu kost: bij één order per dag die tien minuten handwerk vraagt, praat je al over uren per maand — en dan tellen we de fouten en de afhankelijkheid van die twee onmisbare collega's nog niet mee.

Zo begin je

Kies één stroom — bijvoorbeeld order-naar-factuur — en maak alleen díe in orde: eerst opruimen, dan koppelen. Eén werkende koppeling is intern meer waard dan tien plannen: het laat zien dat het kan, wat het kost en wat het oplevert. Daarna is de volgende stap geen discussie meer.