Verwerkersovereenkomst

Bij de start van een samenwerking hoort deze overeenkomst als bijlage bij je bevestiging. Onderdeel van ons Trust Center.

1. Waarom dit document

Als wij jouw kantoorwerk doen, verwerken we persoonsgegevens namens jou: gegevens van jouw klanten, leveranciers en medewerkers. Onder de AVG ben jij dan "verwerkingsverantwoordelijke" en zijn wij "verwerker". Deze overeenkomst legt vast wat wij wel en niet met die gegevens doen. Ze hoort bij de opdrachtbevestiging en geldt zolang de samenwerking loopt.

2. Wat we verwerken, en waarvoor

Doel: uitsluitend het uitvoeren van het afgesproken kantoorwerk (zoals facturen en bonnen verwerken, meerwerkbevestigingen en betaalherinneringen klaarzetten, je mailbox ordenen, afspraken voorbereiden, uren bijhouden). Wij zetten klaar; versturen en beslissen doe jij zelf.

Soorten gegevens: naam- en contactgegevens, factuur- en betaalgegevens, inhoud van zakelijke e-mails, planning- en urengegevens. Van wie: jouw klanten en opdrachtgevers, leveranciers en onderaannemers, en (afhankelijk van je pakket) jouw medewerkers.

We verwerken niet méér dan voor het werk nodig is, en nooit voor eigen doelen. Jouw gegevens worden niet gebruikt voor marketing, niet verkocht en niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

3. Onze verplichtingen

We verwerken alleen op jouw instructie: het afgesproken werk, of wat je ons daarnaast schriftelijk vraagt. Denken we dat een instructie tegen de wet ingaat, dan melden we dat eerst. Iedereen die bij ons met jouw gegevens werkt, is aan geheimhouding gebonden. We beveiligen de gegevens volgens ons overzicht van technische en organisatorische maatregelen; dat overzicht houden we actueel. En we helpen je bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering) en bij verplichtingen zoals een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

4. Subverwerkers

Voor ons werk gebruiken we een beperkt aantal leveranciers (subverwerkers). De actuele lijst staat openbaar: subverwerkers. Wijzigingen kondigen we minimaal 30 dagen van tevoren aan; heb je een redelijk bezwaar, dan zoeken we samen een oplossing. Met elke subverwerker sluiten we afspraken die minimaal gelijkwaardig zijn aan deze overeenkomst. Voor leveranciers buiten de EER zorgen we voor een geldige doorgiftegrondslag (zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractsbepalingen).

De software waarin we voor jou werken (zoals je eigen boekhoudpakket of agenda) is jouw eigen leverancier en geen subverwerker van ons; jouw afspraken met die leveranciers blijven jouw afspraken.

5. Als er een datalek is

Ontdekken we een inbreuk die jouw gegevens raakt, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging bij jou — uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking — met wat we weten: wat er gebeurd is, welke gegevens het raakt en wat we al gedaan hebben. De melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur, als die nodig is) is jouw verantwoordelijkheid; wij leveren daarvoor alle informatie aan.

6. Controle

Je mag ons vragen aan te tonen dat we ons aan deze overeenkomst houden. We beantwoorden zulke vragen binnen redelijke termijn en werken mee aan een audit als dat nodig is, tegen redelijke voorwaarden.

7. Bij het einde

Stopt de samenwerking, dan krijg je al je gegevens terug in een gangbaar formaat, en verwijderen we wat wij nog hebben binnen 30 dagen — behalve wat we wettelijk moeten bewaren. We bevestigen de verwijdering schriftelijk als je daarom vraagt.